Видача працівникові авансу в валюті на відрядження за кордон в Управлінні торгівельним підприємством (УТП)
При відрядженні працівника за кордон аванс видається в національній валюті країни, до якої відряджається працівник, або у будь-якій вільно конвертованій валюті. Якщо під час прямування у відрядження за кордон працівник буде здійснювати витрати на території України, частина суми авансу йому можна видати в гривні (лист Мінфіну від 21.05.2014 р № 31-07250-06-29 / 12181).
Розглянемо приклад видачі готівкових коштів через касу організації.
Відображаємо це документом «Видатковий касовий ордер» з видом операції «Видача грошових коштів підзвітній». Попередньо в довідник «Валюти» необхідно внести курс на дату видачі.
Вказуємо валютну суму, ПІБ, заповнюємо інші поля і документ проводимо.
Після повернення відрядженний надає звіт про витрачені суми з підтверджуючими документами. У програмі ця операція відображається документом «Авансовий звіт». Для автоматичного заповнення закладки «Аванси» краще створити цей документ на підставі Видаткового касового ордера, за яким видавалися гроші.
У режимі «Ціна і валюта» (на панелі документа) можна перевірити за яким курсом валюти проводиться документ.
На закладці «Інше» заповнюються дані про добові, витрати на проїзд, суми інших витрат. Документ проводимо.
Невикористані у відрядженні кошти співробітник повертає в касу підприємства. Це відбивається документом «Прибутковий касовий ордер». Прибутковий ордер краще формувати на підставі раніше проведеного Видаткового касового ордера, при цьому будуть заповнені основні реквізити. Перед проведенням документа в довіднику Валюти необхідно заповнити курс валюти на день повернення залишку авансу, так як на дату погашення боргу працівником розраховується курсова різниця (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу). В Прибутковий ордер вносимо валютну суму, що повертають, проводимо документ.
Проаналізувати розрахунки можна, сформувавши оборотно-сальдову відомість по сч.3722 і 302.
Якщо склалася ситуація, що співробітник витратив більше виданого авансу в валюті, то ця сума йому відшкодовується після надання авансового звіту з підтверджуючими документами. Сума відшкодування розраховується в національній валюті за курсом НБУ на дату погашення заборгованості. Курс валюти НБУ вносимо в довідник Валюти.
Далі, на підставі Авансового звіту формуємо «Видатковий касовий ордер», при цьому необхідні реквізити будуть в документі заповнені. Вносимо суму боргу в гривні.
Проводимо документ.
Тепер потрібно перезарахувати суми між рахунком 3721 і 3722, які виникли в результаті того, що перевитрату відшкодували не в тій валюті, що видавалася.
Для цього необхідно скористатися ручною операцією (меню «Операції» – «Операція (бухгалтерський і податковий облік)»).
Сформуємо Оборотно-сальдову відомість за рахунком 372:
Розрахунки з співробітником закриті.